Microsoft Dynamics 365 Sales és a Business Process Flow-k

A Microsoft Dynamics 365 Sales egy hatékony eszköz a vállalatok számára, amely megkönnyíti az értékesítési folyamatokat és az ügyfélkapcsolatok kezelését. Az egyik kulcsfontosságú funkció, amelyet a felhasználók a rendszeren belül kihasználhatnak, az Üzleti Folyamatok (Business Process Flow, BPF). Ez az eszköz lehetővé teszi az értékesítési csapatok számára, hogy szabványosítsák és automatizálják az értékesítési folyamatokat, ezáltal biztosítva, hogy minden ügyféllel azonos lépéseken keresztül történjen a kapcsolattartás és az értékesítési folyamatok lebonyolítása.

Ebben a blogbejegyzésben bemutatjuk, hogy mi az a Business Process Flow, hogyan lehet létrehozni és testreszabni, valamint hogyan segíthet az értékesítési csapatok munkájának optimalizálásában.

Mi az a Business Process Flow?

A Business Process Flow egy olyan vizuális útmutató, amely lépésről lépésre végigvezeti a felhasználókat egy adott üzleti folyamaton. A Dynamics 365 Sales-ben ez különösen hasznos az értékesítési folyamatok nyomon követésére, mivel segít a csapatoknak rendszerezni és szabványosítani az egyes ügyfelek kezelését. Az értékesítési folyamat lépései – mint például az ügyfél előminősítése, az ajánlatkérés és a megállapodás lezárása – könnyen követhetőek, ezáltal biztosítva, hogy az értékesítők ne hagyjanak ki fontos lépéseket.

Előnyök:

• Átláthatóság: A folyamat vizuálisan is követhető, így minden értékesítési tevékenység állapota könnyen áttekinthető.
• Hatékonyság: Segít az értékesítőknek a hatékonyabb munkavégzésben, mivel egyértelműen meghatározza a következő teendőket.
• Szabványosítás: Biztosítja, hogy minden ügyfélkapcsolat ugyanazon előre meghatározott lépéseken haladjon végig.
• Automatizálás: Automatikusan emlékezteti a felhasználókat a következő lépésekre, csökkentve a manuális feladatok számát.

Hogyan működik a Business Process Flow?

A Dynamics 365 Sales Business Process Flow funkciója egyedi folyamatokat biztosít, amelyek igazodnak a vállalat értékesítési stratégiáihoz. A folyamatot szakaszokra (stages) és lépésekre (steps) bontják, ahol minden szakasznak megvannak a maga kulcsfontosságú tevékenységei. Például egy értékesítési folyamat lehet:

1. Előminősítés (Lead Qualification) – Az ügyféladatok gyűjtése és annak meghatározása, hogy az adott ügyfél potenciális vevő-e.
2. Kapcsolatfelvétel (Contacting) – Az értékesítési ajánlat elküldése, tárgyalások megkezdése.
3. Ajánlatkészítés (Proposal Creation) – Ajánlat kidolgozása és küldése az ügyfél számára.
4. Zárás (Closing) – Az ügylet lezárása, legyen szó szerződéskötésről vagy ajánlat elutasításáról.

Kulcsfontosságú jellemzők:

• Dinamikus útmutató: A rendszer a folyamat állapotától függően automatikusan irányítja a felhasználókat a következő lépések felé.
• Feltételes logika: Az üzleti folyamatban feltételeket lehet megadni, például ha egy ügyfél nem ad pozitív visszajelzést, akkor másik eljárást lehet indítani.
• Több folyamat kezelése: A Dynamics 365-ben több üzleti folyamat is futtatható egyidejűleg, amely lehetővé teszi a testreszabott folyamatok kezelését különböző típusú ügyfelek vagy értékesítési lehetőségek esetén.

Business Process Flow létrehozása és testreszabása

Létrehozás:

1. Navigálás az Üzleti Folyamatokhoz: A Dynamics 365 Sales rendszerben menj a „Beállítások” részhez, majd válaszd a „Folyamatok” (Processes) menüpontot. Itt kattints az új folyamat létrehozására (New Process).
2. Sablon kiválasztása: Válaszd ki az „Üzleti Folyamat” (Business Process Flow) sablont. Ezt követően adhatod meg a folyamat nevét és azt, hogy melyik entitáshoz (például ügyfélhez vagy lehetőséghez) kapcsolódjon.
3. Szakaszok és lépések hozzáadása: Hozz létre szakaszokat, például „Kapcsolatfelvétel” vagy „Ajánlat”, majd adj hozzá egyes lépéseket, amelyek szükségesek a szakasz teljesítéséhez. Például a kapcsolatfelvételi szakaszban megadhatod, hogy az ügyféllel való kommunikáció rögzítése kötelező lépés legyen.
4. Mentés és publikálás: Miután beállítottad a szakaszokat és a lépéseket, mentsd el a folyamatot, majd publikáld azt, hogy az értékesítési csapat használhassa.

Testreszabás:

A Business Process Flow-k testreszabhatók annak érdekében, hogy illeszkedjenek a vállalat egyedi igényeihez. Lehetőség van arra, hogy feltételeket és szabályokat hozz létre az egyes lépésekhez, és további entitásokat is hozzáadhatsz a folyamathoz, hogy az különböző típusú ügyfélkapcsolatokra vagy üzleti lehetőségekre is alkalmazható legyen.

Például beállíthatod, hogy ha egy ügyfél több mint 30 napja nem reagált egy ajánlatra, akkor egy automatikus emlékeztető lépés jelenjen meg, vagy hogy az ügyfél minősítése során csak akkor haladjon tovább a folyamat, ha bizonyos adatok már be lettek gyűjtve.

Hogyan segíti a Business Process Flow az értékesítést?

A Business Process Flow használata a Dynamics 365 Sales-ben számos előnnyel jár a vállalatok számára:

1. Egységes ügyfélkezelés: Mivel minden ügylet ugyanazon folyamaton halad át, biztosítható, hogy az értékesítők következetes módon kezeljék az ügyfeleket. Ez javítja az ügyfélélményt és növeli a bizalmat.
2. Átlátható folyamat: Az értékesítési csapatok pontosan látják, hogy egy-egy ügyfél melyik szakaszban van, és milyen további lépések szükségesek az ügylet lezárásához. Ez különösen hasznos a csapatvezetők számára, akik könnyen ellenőrizhetik az értékesítők előrehaladását.
3. Gyors betanítás: Az új csapattagok gyorsabban elsajátíthatják az értékesítési folyamatokat, mivel a Business Process Flow lépésről lépésre vezeti őket végig a munkafolyamatokon.
4. Automatikus teendő emlékeztetők: A rendszer figyelmezteti a felhasználókat a következő feladatokra, ezzel minimalizálva annak esélyét, hogy fontos lépéseket kihagyjanak.

Összegzés

A Microsoft Dynamics 365 Sales Business Process Flow eszköze kiváló megoldás a vállalatok számára az értékesítési folyamatok optimalizálására és automatizálására. Nemcsak átláthatóbbá és hatékonyabbá teszi az értékesítési folyamatot, hanem biztosítja azt is, hogy minden ügyfél egyenlő figyelmet és gondoskodást kapjon. Ezzel a funkcióval a vállalatok könnyebben betaníthatják új munkatársaikat, javíthatják az ügyfélélményt és növelhetik az értékesítési hatékonyságot.